Nu har vi det allra första steget klart: Du samlar alla grejer du måste göra i inboxen, allteftersom de dyker upp. Men om grejerna bara ligger i inboxen kommer du aldrig vidare. Du måste gå igenom din inbox minst en gång i veckan för att avgöra vad för åtgärder som krävs.
Själv har jag en bestämd tid varje vecka då jag går igenom min inbox och bestämmer vad som måste göras med allt som ligger i den. Då plockar jag upp sakerna på listan en sänder, och funderar över dem. Krävs det någon åtgärd för just den saken i inboxen eller krävs det ingen åtgärd?
För varje pryl på listan måste jag alltså bestämma om jag behöver göra något alls med dem. Om jag bestämmer mig för att jag inte behöver åtgärda dem just nu, måste jag ändå bestämma mig för att göra en av dessa tre saker med dem:
- Ska det slängas?
- Ska det sparas för skojs skull?
- Ska det sparas för framtida behov (referens)?
Såhär ska du fundera när du bestämmer dig för vilket av de tre alternativen du ska välja:
Ska det slängas?
Släng, släng, släng… Ganska mycket av det som trillar in i inboxen ska sorteras direkt i det "runda arkivet" – det ska slängas.
Ett exempel på sådant som ska slängas är all reklam man får. Du får säkert spam i din mejl eller reklam i brevlådan. En del reklam är förstås intressant, men det allra mesta åker i sopen direkt. Släng, släng, släng.
Annat som man gärna slänger är sådant som legat för länge i inboxen. Om det står "köp nya vantar" på din lista, och vi närmar oss juni, så är det inte längre särskilt aktuellt. Släng, släng, släng.
Ska det sparas för skojs skull?
Keep on dreaming... Kanske en dag, kommer du att bli en berömd buktalare? Det finns en del saker som man säger såhär om: "Det vore kul, men jag har inte tid just nu." Du kanske har fått ett tips om att gå in och kolla på avigsidan.com, eller funderar på att lära dig buktala?
Nu är det dags att göra en ny lista!
Ge den namnet "Senare/kanske". När du träffar på något i inboxen som du känner att du gärna skulle vilja göra någon gång, men inte har möjlighet med just nu, flyttar du det från inboxen till "Senare/kanske"-listan.
Ska det sparas för framtida behov (referens)?
Pärmen: Med ett bra registersystem hittar du lätt informationen när du behöver den. Ibland snubblar man över information som behöver i ett eller annat projekt man håller på med. Den informationen kan du inte göra något åt just nu – du kan inte åtgärda den – men du kan behöva spara den för framtida behov.
Några exempel på information som man kan behöva "någon gång":
- Du och din familj funderar på att skaffa hund, och du får se i en tidning att Golden Retriever-hundar ofta får problem med höften.
- Ni ska göra ett arbete i Historia A om andra världskriget, och de sänder en film på SVT play om Hitlers närmaste män.
- Till hösten kommer de att ge den där kursen i chokladprovning som du funderat på.
Dags för ännu en lista!
Du behöver ett system för att kunna ta vara på alla dessa småbitar information, som kan vara till nytta i framtiden. Ett sätt är att helt enkelt använda sig av en pärm och ett bra registersystem.
Evernote. Kom ihåg allt. För dig som har (ständig) tillgång till dator finns det dock ett så gott som oslagbart gratisprogram: Evernote. Det är ett program som är konstruerat just för att spara små bitar information som du stöter på. När du sedan sparar dem på datorn, kan du mycket lätt komma åt informationen igen bara genom att söka på den i datorn.
Och det bästa av allt: Evernote fungerar lika bra på Windows som på Mac OSX som på din mobil! ?
Men om det faktiskt krävs en åtgärd, då?
Om du istället kommer underfund med att den grej du tittar på i inboxen just nu behöver åtgärdas, så är det några andra saker du måste börja fundera över. Men det tar vi imorgon!
