Tillbaka till inboxen. Om du hittar något som inte behöver åtgärdas, ska det antingen slängas, sparas för skojs skull eller sparas som referens. Men nu säger vi att när du går igenom inboxen, så kommer det upp en sak som behöver åtgärdas.
När du har kommit fram till att saken i inboxen behöver åtgärdas, ska du förstås också bestämma dig för vilken som är nästa åtgärd för den sak som står på listan i inboxen.
Vad är "nästa åtgärd"?
Vad gör jag nu, då? Nästa åtgärd är den sak som står närmast på tur att göra något åt, för att du ska nå fram till ett visst mål. Ofta (men inte alltid) är nästa åtgärd faktiskt precis det som står i inboxen.
Du ska se på "nästa åtgärd" som något som du kan göra utan att behöva förbereda dig mer. Om det står "städa rummet" i din inbox, så kan det mycket väl vara en bra nästa åtgärd om du kan sätta igång och städa utan att behöva fundera mer.
Men om du exempelvis först måste hitta dammsugaren eller köpa en fönsterskrapa, så är det inte "städa rummet" som är nästa åtgärd, utan "hitta dammsugaren" eller "köp fönsterskrapa"!
Vad gör man med nästa åtgärd?
Så nu har du bestämt dig för vad som är nästa åtgärd för den pryl du hade i inboxen. Vad ska du nu göra med åt det? Svaret på följande tre frågor hjälper dig att bestämma vad som händer härnäst:
Tar det mindre än två minuter att åtgärda?
I så fall; gör det NU! 😊
 Gör det NU om det tar mindre än två minuter att åtgärda … |
 … eller kanske delegera uppgiften? |
Är det någon annan som ska göra det?
Ibland håller man på med olika projekt eller grupparbeten i skolan. Då är det ofta så att du och dina kompisar har delat upp uppgifter mellan er, som ni ska göra.
Ändå kan det vara så att du kommer på något, som egentligen hör till din kompis ansvarsområde. I samma ögonblick som du kommer på det, så skriver du in det i din inbox. Då behöver du inte tänka på det mer, utan vet att du kommer att ta hand om det när du så småningom går igenom inboxen.
När det nu dyker upp i inboxen, delegerar du uppgiften till din kompis. Det betyder att du ger din kompis i uppgift att slutföra åtgärden.
Ska det planeras till ett särskilt datum?
Schemalägg bara sådant som "dör" om det inte utförs på ett speciellt datum. En del saker måste utföras på ett särskilt datum. Det handlar då om saker som "dör" om du inte utför dem just detta datum. Exempel sådana saker kan vara:
- Ringa mamma på hennes födelsedag
- Sista dagen att anmäla sig till högskoleprovet
- Biljetterna till Sweden Rock släpps
- Kemiläxan till på onsdag
- Redovisning av grupparbetet
Sådana här saker som bara kan (eller senast måste) utföras ett visst datum skriver du in i din kalender.
När du kommer igång ordentligt med att föra in saker i din kalender, kommer du att upptäcka en sak. Du kommer att kunna lita mer och mer på det som står i din kalender. Det gör att du blir lugnare och mer avstressad, för du har kontroll på när saker inträffar.
Gör det så snart som möjligt!
Nästa åtgärd är att… Alla åtgärder som
- tar mer än två minuter att utföra
- inte kan delegeras
- inte kan schemaläggas
ska du föra upp på en lista som du kallar för "Nästa åtgärd". Det som står på den listan ska du åtgärda så snart som möjligt.
Att du ska göra något "så snart som möjligt" betyder dock inte att du absolut måste göra det nu bums på stubinen och prioritera bort allt annat! Nej, istället betyder det att du, när du väl ska utföra något arbete, ska titta på din "Nästa åtgärd"-lista och välja från den.
När du gör det vet du att du alltid väljer något som är vettigt att göra i den stunden. På det viset får du full kontroll över vad som ska göras, och när.
När grejen i inboxen kräver flera åtgärder
Vi tittar tillbaka ett slag på det där med städningen. Låt oss säga att du har skrivit "städa rummet" i din inbox. Som jag sade innan, kan man tänka sig att dela upp "städa rummet" i flera olika "underåtgärder".
Dessa "underåtgärder" kan vara exempelvis
- Hitta dammsugaren
- Sortera papper på skrivbordet
- Töm papperskorgen
- Dammsuga
Då är "städa rummet" inte nästa åtgärd, utan ett projekt. Hur man ska hantera projekt får du reda på imorgon.
